Databehandleravtale

Dette er databehandlervilkårene personvernforordningen artikkel 28 krever. De er en del av vilkårene og gjelder fra dere tar tjenesten i bruk. Ingen egen signatur trengs, og ingen tilbys: avtalen publiseres i stedet, og den binder oss slik en signert ville gjort.

Har dere en egen signert avtale med eget databehandlervedlegg, går vedlegget foran, og denne siden viker for det.

Dere er behandlingsansvarlig. Dere avgjør hvilke ansatte som omfattes, hvilke filer som lastes opp, og hva som skjer med resultatet.

Vi er databehandler. Zero One Labs behandler ansattes personopplysninger på deres instruks for å lage utbetalingsgrunnlagene dere godkjenner.

For opplysninger om deres egne kontohavere er vi behandlingsansvarlig i stedet; det dekkes av personvernerklæringen og ikke av denne siden.

Gjenstand og varighet

Å lese, beregne og dokumentere provisjons- og lønnsgrunnlag fra filene dere laster opp, så lenge dere holder et abonnement og i oppbevaringstiden som følger etter: 90 dager fra abonnementet opphører.

Art og formål

Tolke de eksporterte grunnlagsfilene; beregne provisjon og lønn per ansatt mot kontorets oppsett; dokumentere hvert tall mot kilderadene; lage hver ansatts rapport og lønnsgrunnlagsdokumentet; levere dem på e-post og gjøre publiserte rapporter tilgjengelige via personlig rapportlenke og iPhone-appen; lagre dem slik at en godkjent periode kan ettergås. Kontoret styrer hvilke ansatte som får tilgang til appen. Ansatte som velger varsler, kan få beskjed om nye rapporter.

Kategorier av registrerte

Deres ansatte og rådgivere: mennesker i sitt arbeidsforhold til kontoret.

Kategorier av personopplysninger

• identitet og kontakt: navn, rådgivernummer, jobb-e-postadresse;
• lønnsdata: provisjons- og lønnsbeløp per komponent og periode;
• deres egne oppføringer om personen: manuelle justeringer med begrunnelse, og utelatelser fra en periode med grunnen til det;
• oppføringene vi lager: beregningssporet og godkjenningshistorikken.
• rapporttilgang: koblingen mellom den ansatte og kontoret, publiserte rapporter, leveringsstatus og tilgangsregistreringer.

Særlige kategorier

Vi ber ikke om særlige kategorier av opplysninger (helse, religion, etnisitet, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, seksuell orientering), og de hører ikke hjemme i et utbetalingsgrunnlag. Ikke instruer oss om å behandle dem, og ikke last opp filer som inneholder dem.

• Dokumenterte instrukser. Vi behandler personopplysninger bare på deres instruks. Filene dere laster opp og bruken deres av konsollen er de instruksene. Mener vi en instruks bryter personvernretten, sier vi fra og kan avslå den.
• Konfidensialitet. Alle med tilgang er bundet av konfidensialitetsforpliktelser, og tilgangen er begrenset til dem som trenger den for å drive tjenesten.
• Sikkerhet. Tiltakene i neste avsnitt.
• Underdatabehandlere. Hver engasjert under skriftlig kontrakt med forpliktelser som ikke er svakere enn disse, og navngitt for dere på forespørsel.
• Bistand. Vi hjelper dere å svare på registrertes henvendelser, og med deres plikter om sikkerhet, avviksmelding og vurderinger av personvernkonsekvenser, ut fra det vi vet og det dere vet.
• Sletting og tilbakelevering. Ved opphør, eller på deres instruks, sletter eller tilbakeleverer vi personopplysningene vi holder for dere.
• Informasjon. Vi stiller til rådighet det dere trenger for å vise etterlevelse av artikkel 28, og samarbeider om revisjoner dere med rimelighet krever.

Konkret, fordi en liste med adjektiver ikke er et sikkerhetstiltak:

• Isolasjon mellom kunder. Hver oppføring bærer kontoret som eier den, og all tilgang går gjennom ett skopet datalag.
• Tilgangskontroll. Kontorbrukere må bekrefte e-postadressen, bruke en andrefaktor og ha medlemskap i kontoret. Ansatte bekrefter e-postadressen med en engangskode for å åpne sine rapporter. Appen kontrollerer kontorets tilgang på serveren ved rapportlesing og nedlasting. Tilgang til ett kontor gir ikke tilgang til et annet. Kontorbrukernes passord og appens koder og innloggingsnøkler lagres som kryptografiske hasher.
• Uforanderlige godkjenninger. En godkjent periode kan ikke redigeres; rettinger skjer i nye versjoner, så grunnlaget står alltid slik det ble godkjent.
• Kryptering under overføring for all trafikk, og kryptering i hvile slik database- og driftsleverandørene våre leverer den.
• Opphav i oppføringen. Hvert tall bærer sine kilderader, så en unøyaktighet kan spores dit den kom fra i stedet for å diskuteres.

Vi har ingen sikkerhetssertifiseringer og påberoper oss ingen. Tiltakene over er det systemet gjør.

Vi bruker underdatabehandlere i disse kategoriene: applikasjonsdrift, databasen som holder kontodata og kontorets data, fillagring for de opplastede filene, transaksjons-e-post, varsler og driftsdiagnostikk. Hver er engasjert under skriftlig kontrakt med personvernforpliktelser som ikke er svakere enn disse vilkårene, og dere samtykker til dem ved å godta vilkårene.

Gjeldende liste gis på forespørsel i stedet for å publiseres her. Den navngir hver underdatabehandler, hva den gjør, hvor den behandler og hvilket overføringsgrunnlag som brukes. Skriv til privacy@01.inc, så sender vi den innen fem virkedager, kostnadsfritt, så ofte dere ber.

Vi varsler før vi legger til eller bytter ut en underdatabehandler, og dere kan protestere på saklig personvernmessig grunnlag. Løser vi ikke protesten, kan dere si opp.

Én tjeneste rådspørres som offentlig kilde og står derfor ikke på listen, fordi vi ikke sender den personopplysninger: Brønnøysundregistrene, som slås opp når et kontor opprettes. Organisasjonsnummer er virksomhetsdata.

Databasen og de opplastede filene lagres i EU. Dette er ikke en garanti for at all behandling skjer innenfor EØS. Noen underdatabehandlere behandler utenfor EØS som del av e-postlevering, varsler, forespørsler gjennom driftslaget og tekniske logger.

Hver overføring ut av EØS hviler på et grunnlag anerkjent i personvernforordningens kapittel V: en adekvansbeslutning, EU-US Data Privacy Framework der mottakeren er sertifisert, eller standard personvernbestemmelser (SCC) der den ikke er det. Vi kontrollerer grunnlaget mot leverandørens egne publiserte vilkår før vi engasjerer den, og grunnlaget for hver enkelt navngis i listen vi gir på forespørsel.

Kontakter en ansatt oss direkte, svarer vi ikke på deres vegne. Vi identifiserer behandlingsansvarlig og videresender henvendelsen til dere uten opphold, og vi gir dere det dere trenger for å svare, inkludert kilderadene bak hvert tall, som står i selve leveransen.

Instruerer dere oss om å rette, begrense eller slette en persons oppføring, gjør vi det. Godkjente perioder beholdes som et uforanderlig revisjonsspor av det som ble godkjent; krever slettingen at også de går, si det, så gjennomfører vi det.

Blir vi kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som rammer data vi behandler for dere, varsler vi dere uten ugrunnet opphold og senest innen 48 timer etter at vi ble kjent med det, med det vi vet: hva som skjedde, hvilke kategorier og omtrent hvor mange personer som er berørt, de sannsynlige konsekvensene, og hva vi gjør med det. Om tilsynsmyndigheten eller de berørte skal varsles, er den behandlingsansvarliges avgjørelse, altså deres.

Personvernspørsmål: privacy@01.inc. Zero One Labs · Cecilie Thoresens vei 7 · 1153 Oslo.